Từ quyết tâm đến điểm sáng

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử.

Thông qua số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trong tiếp nhận, giải quyết TTHC để góp phần thực hiện có hiệu quả công tác CCHC nói chung và công tác cải cách TTHC nói riêng; góp phần xây dựng chính quyền số trên địa bàn tỉnh.

Mặt khác, việc thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC có thể để tái sử dụng trong giải quyết TTHC khác có liên quan. Từ đó nâng cao chất lượng giải quyết TTHC của các cơ quan hành chính nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp.

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp. Ảnh: H.L

Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa. Bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

Ở tỉnh ta, từ tháng 1/2021, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 256/KH-UBND triển khai thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trong tiếp nhận, giải quyết TTHC trên địa bàn tỉnh.

Trong đó xác định, việc thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC bắt đầu triển khai tại cấp tỉnh từ ngày 1/6/2022; tại cấp huyện bắt đầu thực hiện từ ngày 1/12/2022; tại cấp xã bắt đầu từ ngày 1/6/2023.

Sau gần 2 năm triển khai Kế hoạch số 256/KH-UBND, với sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, sự vào cuộc tích cực của các cấp, các ngành, đơn vị có liên quan, việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận.

Đến hết năm 2023, trên Cổng Dịch vụ công quốc gia cho thấy, tỉnh Kon Tum có tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC đạt 35,6%; tỷ lệ hồ sơ cấp kết quả điện tử đạt 43,86% (cao hơn bình quân cả nước 42,96%).

UBND cấp xã còn khó khăn trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC. Ảnh: HL

Theo đó, ở cấp tỉnh tiếp nhận 71.085 hồ sơ, đã số hóa thành phần hồ sơ là 47.102 hồ sơ (đạt 66,26%); đã số hóa kết quả giải quyết TTHC 41.236/69.457 tổng hồ sơ (đạt 59,36%).

Ở cấp huyện, tiếp nhận 19.930 hồ sơ, đã số hóa thành phần hồ sơ là 17.165 hồ sơ (đạt 86,12%); đã số hóa kết quả giải quyết TTHC là 11.980/19.263 tổng hồ sơ (đạt 62,19%).

Đối với cấp xã, tiếp nhận tổng số 108.356 hồ sơ, đã số hóa thành phần hồ sơ là 60.270 hồ sơ (đạt 55,62%); số hóa kết quả giải quyết TTHC là 45.576/108.151 tổng hồ sơ (đạt 42,14%).

Những số liệu trên phản ánh quyết tâm lớn của tỉnh trong nỗ lực xây dựng tỉnh thành “điểm sáng” về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC.

Bên cạnh đó, không để tình trạng giải quyết hồ sơ chậm, muộn; rà soát, chuẩn hóa, điện tử hóa mẫu đơn tờ khai theo hướng cắt giảm tối thiểu 20% thông tin phải khai báo trên cơ sở tái sử dụng dữ liệu đã được số hóa.

Kết quả là có 998 dịch vụ công trực tuyến toàn trình và 373 dịch vụ công trực tuyến một phần đã cắt giảm các thông tin phải khai báo khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến do người nộp hồ sơ không cần điền lại các thông tin đã có trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp nộp hồ sơ (đạt 100%).

Có 280 dịch vụ công trực tuyến có thành phần hồ sơ là tờ khai đã được chuẩn hóa thành biểu mẫu tương tác, trong đó có sử dụng lại các thông tin đã khai báo khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến (đạt tỷ lệ 20,4%).

Tuy nhiên, qua theo dõi thực tế việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC ở tuyến huyện, tuyến xã, có thể nhận thấy một số hạn chế, khó khăn nhất định. Trong đó nổi lên là một người phải kiêm nhiệm nhiều công việc chuyên môn, từ tiếp nhận, thẩm định hồ sơ, tham mưu giải quyết TTHC, thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC và nhiều công việc khác theo yêu cầu nhiệm vụ.

Trong khi đó, một số nhân lực làm nhiệm vụ số hóa còn hạn chế về nghiệp vụ, về quy trình, thao tác; máy móc, trang thiết bị còn thiếu thốn, dẫn đến việc thực hiện số hóa chậm, hoặc chỉ kịp số hóa hồ sơ, kết quả mới. 

Việc triển khai sử dụng lại các kết quả, hồ sơ đã được số hóa còn hạn chế, do các dữ liệu số hóa còn rời rạc, hệ thống chưa đồng bộ. Thiếu quy định, hướng dẫn cụ thể cho việc sử dụng kết quả, hồ sơ đã được số hóa tại TTHC này để phục vụ chia sẻ cho việc giải quyết TTHC khác.

Mới đây, tại văn bản số 1655/UBND-TTHCC  ngày 15/5, UBND tỉnh tiếp tục yêu cầu triển khai thực hiện nghiêm các chỉ đạo của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về đẩy mạnh số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC.

Trong đó, kịp thời rà soát, nâng cấp các trang thiết bị đầu cuối tại bộ phận một cửa các cấp đáp ứng yêu cầu số hóa, tái sử dụng dữ liệu theo quy định. Gắn kết việc số hóa với việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức và quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC của người dân, doanh nghiệp.

Tổ chức tập huấn nghiệp vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trong tiếp nhận, giải quyết TTHC để tiếp thu, nắm bắt quy trình, các thao tác thực hành số hóa hồ sơ nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công việc.

Nâng cao chất lượng trong việc tái cấu trúc quy trình, đơn giản hóa thủ tục hành chính trên cơ sở liên thông điện tử và tái sử dụng dữ liệu; tuân thủ nguyên tắc lấy người dùng làm trung tâm; đáp ứng yêu cầu thực chất, đơn giản, thuận lợi, dễ tiếp cận, dễ sử dụng cho người dân, doanh nghiệp.       

Hồng Lam